Faire appel à un service d’interprétation professionnelle est essentiel pour garantir le bon déroulement d’un événement multilingue — qu’il s’agisse d’une conférence internationale, d’une réunion d’affaires, d’un événement institutionnel ou d’un simple événement interne. Mais certaines erreurs fréquentes peuvent compromettre la qualité de votre réunion.
Voici les 5 pièges les plus courants à éviter lorsque vous réservez une prestation d’interprétation, avec nos conseils concrets pour les contourner.
Réserver à la dernière minute
Les interprètes professionnels sont souvent réservés plusieurs semaines à l’avance, surtout s’ils sont spécialisés dans des domaines pointus (médical, juridique, financier…) et plus particulièrement encore dans des langues plus rares (néerlandais, chinois, coréen, turc…). Un manque d’anticipation peut vous confronter à une pénurie de disponibilités et à des coûts supplémentaires (déplacement de l’interprète depuis l’étranger).
Nos conseils :
- Anticipez au minimum 2 semaines à l’avance.
- Pour les langues rares : prévoyez environ 2 mois à l’avance.
Notre valeur ajoutée : Grâce à notre agenda électronique, nous avons une vue immédiate de la disponibilité de plus de 200 interprètes en temps réel. Nous pouvons mobiliser une équipe en quelques minutes, selon le contenu de votre réunion. Nous sommes joignables 7/7 et 24/24, à votre service !
Oublier les interprètes ou le matériel
C’est arrivé à certains de nos clients :
Un lundi matin, la réunion sur la réglementation européenne en matière de comptabilité va commencer. A 8h30, la cabine prévue pour l’interprétation français/anglais est vide…. Le client pensait que les interprètes étaient fournis avec les cabines pour les 2 jours… Nous avons mobilisé un binôme en quelques minutes, le temps du déplacement, les interprètes étaient en place.
Samedi 11h15, il manque l’interprète en suédois/français pour traduire les conférences de presse et remise de prix d’un événement sportif international, avec un démarrage à 15h sur les 2 jours du week-end. Réactivité et disponibilité ! Grâce à notre agenda en temps réel et à notre réseau, l’interprète était en place à l’heure voulue.
Un matin, les interprètes arrivent en salle de réunion dans un hôtel parisien, pour une réunion financière interétatique d’une semaine complète…. Mais… pas de cabine, et pas de micros en salle pour les 60 participants en tour de table…. Un malentendu en interne… Nous avons mobilisé matériel et équipe technique renforcée pour un montage accéléré. Le client nous a confié la gestion complète des réunions suivantes, interprètes et matériel inclus.
Nos conseils :
- Communiquez-nous vos dates de réunions en amont le plus tôt possible, même si elles doivent changer, nous nous adapterons ensuite en fonction.
- Parlez-nous de vos projets de réunions, même si vous avez peu d’information, cela peut nous aider à anticiper pour vous.
- Fournissez-nous le maximum d’informations sur le contexte de l’événement, le lieu, les horaires, le déroulé, le nombre de langues, la taille du public, le nombre de participants ayant besoin d’interprétation.
Notre valeur ajoutée : Nous sommes disponibles pour vous accompagner à tout moment (disponibilité semaine et week-end) et quelle que soit la période de l’année. Nous mobilisons rapidement les équipes d’interprètes et les moyens techniques et humains associés pour voler à votre secours si besoin !
Oublier d’envoyer les documents préparatoires
Les interprètes doivent se préparer en amont : ordre du jour, déroulé, présentations, liste des participants, documents contenant votre terminologie « maison », document de contexte (présentations projets etc…). Sans ces documents, même un interprète expérimenté peut être pris de court.
Toutes ces informations sont traitées en toute confidentialité.
Nos conseils :
- N’hésitez pas à nous envoyer ces éléments de contenu au plus vite et au fur et à mesure.
- Des versions même non définitives nous sont très précieuses pour démarrer notre préparation sur le fond des sujets qui seront abordés
Notre valeur ajoutée : Notre rôle de coordination et de conseil est essentiel pour vous accompagner. Nous ferons le point ensemble pour vous guider sur les besoins de notre équipe pour une prestation réussie. Consulter nos recommandations.
Négliger l’aspect technique (en présentiel comme en distanciel)
L’interprétation, notamment simultanée, exige une infrastructure technique spécifique. Que ce soit en présentiel ou à distance, un défaut de matériel peut nuire à la prestation (son haché, coupures, connexion internet insuffisante).
Nos conseils :
- Prenez conseil pour prévoir ensemble le dispositif le plus adapté à la configuration de votre réunion.
- En présentiel, mettez-nous en contact avec le régisseur de la salle. En distanciel, prévoyons une visio pour échanger avec votre service technique ou informatique.
- Préparons notre intervention ensemble pour une prestation fluide.
Notre valeur ajoutée : Nous mettons à votre service notre expertise approfondie issue de nombreuses années d’expérience auprès de nos clients, et sommes réactifs face aux imprévus.
Sous-estimer le budget ou chercher le prix le plus bas
Chercher un tarif au rabais peut conduire à engager des interprètes non qualifiés, sans expérience, ou à négliger la préparation. Or, une mauvaise interprétation peut nuire à votre image de marque.
Nos conseils :
- Évitez les plateformes de freelance non spécialisées.
- Demandez un devis transparent détaillant les coûts (interprètes, matériel, technique, logistique).
- Considérez l’interprétation comme un investissement stratégique dans la réussite de votre événement.
Notre valeur ajoutée : Nous accompagnons chaque client dans la définition de son besoin, le choix des interprètes, la logistique technique et la coordination complète de votre événement multilingue.
Nous vous proposerons toujours le meilleur rapport coût/résultat, pour un rendu optimal pour vous et en veillant aux conditions d’intervention des interprètes et techniciens. Contactez-nous pour un devis rapide ou une analyse de vos besoins.